关于规范学生基本信息管理的通知
来源:汉中广播电视大学 作者:唐伟 阅览次数:0 发表时间:2017-02-21 10:47:16  字号:

为了进一步规范开放教育学生基本信息的管理,保证学籍管理质量,现根据《关于进一步加强学生基本信息管理的通知》(电大教[2008]10号)特做如下补充要求:

一、根据《关于进一步加强学生基本信息管理的通知》(电大教[2008]10号)的要求:“2008年春季开始,新生基本信息核对、更正工作于入学后第一个学期内完成,第二学期以后不再进行学生基本信息更正,省级电大须于615-30日和1215-30日将当学期入学的新生基本信息更正的数据及材料报中央电大教务处学籍管理科

二、根据《关于进一步加强学生基本信息管理的通知》(电大教[2008]10号)的要求,中央电大于2008年春季曾对2007年秋季以前(含2007年秋季)入学学生进行了基本信息清理,清理后的在籍生基本信息不允许再进行更正。

三、学生在籍期间发生的姓名、身份证号、入学文化程度、毕业日期(达到入学文化程度的日期)变更不属于上述范畴,允许进行更改。

四、对于未在规定时间内进行学生基本信息更正的个例情况,如需修改信息,省级电大须提交信息修改书面报告,说明原因,主管校长签字,加盖学校公章,并根据更正情况提供相应的证明材料。

五、根据《关于全面实施毕业证书颁发工作改革的通知》(电校教[2009]10号)的要求:“省级电大依照《关于进一步加强学生基本信息管理的通知》(电大教[2008]10号)的相关规定执行后,凡再申请进行毕业生信息更正(学生在籍期间发生的信息变更不属此范畴),省级电大除向中央电大提交相应更正证明材料外,还需提交书面报告,由主管校领导审批并签字,加盖学校公章”。

六、学生在毕业后发生的姓名、身份证号变更,不允许再进行更改。

七、信息更正数据及材料要求

1.更正数据

1)旧教务管理系统中的在籍生进行信息更正,须通过 “学生档案管理”-“修改姓名、身份证号、性别”界面进行更正,通过 “学生基本信息更动交换界面进行导出并上报中央电大(包括三个文本文件或三个DBF文件)。毕业生进行信息更正,须通过“毕业审核管理”-“生成电子注册号”界面进行更正,通过“电子注册号交换管理”界面进行导出并上报中央电大(包括三个文本文件或三个DBF文件)。

2)教务管理系统(2006版)中的学生进行信息更正,通过学籍模块的“数据上传”更正并提交需要更正的学生信息。

2.更正材料

1)信息修改书面报告,报告中注明信息变更及信息录入错误的具体数量,主管处长签字,加盖省级电大学籍管理科上级主管部门公章。

2)根据学生学籍状态,填写对应的《中央广播电视大学信息更正情况统计表》(见附表1-3),主管处长、经手人签字,加盖省级电大学籍管理科上级主管部门公章。

3)根据更正内容提供相应的证明材料

①如需对学生的性别、民族进行更正,须提供身份证复印件(身份证正、反面复印在同一页)或户口本复印件(户口本内常住人口登记卡)。

②如需对学生入学文化程度及毕业时间更正或变更,须提供毕业证书复印件或学信网网查结果。

③学生在籍期间发生的姓名变更,须提供身份证复印件(身份证正、反面复印在同一页)、户口本复印件(户口本内常住人口登记卡和登记事项变更和更正记载)、县级以上(含县级)公安部门出具的户籍证明(如户口本复印件上有曾用名信息,可不提供户籍证明)、报名登记表复印件、该生所在页的招生花名册复印件、入学文化程度对应的毕业证书复印件或学信网网查结果。

④学生在籍期间发生的身份证号变更,须提供身份证复印件(身份证正、反面复印在同一页)、公民身份证号码更正事项告知函复复印件或公民身份证号码变更证明复印件、县级以上(含县级)公安部门出具的户籍证明、报名登记表复印件、该生所在页的招生花名册复印件、入学文化程度对应的毕业证书复印件或学信网网查结果。

⑤如需对学生的姓名、出生日期、身份证号(含身份证号非正常升位,但非身份证号变更)进行更正,须提供身份证复印件(身份证正、反面复印在同一页)、户口本复印件(户口本内常住人口登记卡和登记事项变更和更正记载)、县级以上(含县级)公安部门出具的户籍证明、报名登记表复印件、该生所在页的招生花名册复印件、入学文化程度对应的毕业证书复印件或学信网网查结果。

所有复印件须为A4纸规格,非A4纸规格的复印件须粘贴于A4复印纸上,复印件上标注复印件与原件相符,主管处长、经手人签字,加盖省级电大学籍管理科上级主管部门公章,依据《中央广播电视大学信息更正情况统计表》的顺序装订。

鉴于部分省级电大反映,县级以上(含县级)公安部门认为户籍证明可由派出所出具,县级以上(含县级)公安部门不再予以出具户籍证明,有此类情况者,提供派出所出具的户籍证明即可。

二〇一一年十一月九日

附表: 1.中央广播电视大学新生基本信息更正情况统计表

        2.中央广播电视大学在籍生基本信息更正情况统计表

        3.中央广播电视大学毕业生基本信息更正情况统计表